R.O.I du club
Chapitre I : Dispositions générales
Article 1
Le présent règlement s’applique à tous les membres et leur(s) représentant(s) légal(-aux) du Hamsters Club Francophone.
Ceux-ci sont réputés en avoir pris connaissance et en accepter intégralement le contenu.
Article 2
Des sanctions peuvent être prévues en cas de non-respect de ce règlement, détaillées dans les chapitres suivants.
Chapitre II : obligations des membres
Article 3
Tous les membres doivent agir en ayant le bien de l’association en tête.
Que ce soit pour les relations entre membres, ou envers le grand public, le respect mutuel doit primer.
Les membres, accompagnants ou responsables qui auraient un comportement inapproprié (violences verbales ou physiques, insultes, racisme, dénigrement…) peuvent se voir exclure par le Conseil d’Administration.
En cas de problème, les membres sont priés de contacter le secrétaire général ou le président de l’association.
Article 4
Toute personne s’exprimant pour le club doit soutenir les valeurs de ce dernier.
Il en va de même pour les responsables légaux des mineurs présents lors des événements, ou les accompagnateurs.
Ainsi, un membre qui soutient publiquement des valeurs contraires à celles du club pourra être exclu par le Conseil d’Administration.
Article 5
En cas d’actes de maltraitance avérés envers les animaux (les siens ou ceux d’une tierce personne), le membre responsable peut se voir exclure par le Conseil d’Administration. Selon la gravité de la situation, cela peut parfois être résolu par une simple information (maltraitance passive).
Article 6
Les membres sont tenus de respecter le travail de l’association.
Le contenu réservé aux membres ne peut pas être partagé avec des personnes tierces.
Le contenu appartenant au club (photographies, vidéos, visuels, textes,…) ne peuvent être partagé qu’au nom du club, il est interdit d’altérer ou de modifier les documents (notamment en supprimant le logo ou en s’appropriant le contenu).
Toute entrave à cet article sera punie d’une exclusion du club, et d’une poursuite en justice en cas de problème grave (revente du contenu par exemple).
Article 7
Les membres peuvent avoir des avantages chez divers partenaires via le club. Chacun est tenu de respecter ce qui est demandé, en fonction des partenaires. Un membre qui frauderait en partageant un code de réduction ou en l’utilisant plusieurs fois, par exemple, se verra automatiquement exclus de l’association et des actions pourraient être entreprises par le partenaire.
Article 8
L’adhésion ne sera validée qu’après le paiement de la première cotisation. Pour le renouvellement, le paiement doit être effectué au maximum un mois (trente jours) après la date butoir. Un rappel sera envoyé un mois (trente jours) avant, et à la date-même.
En cas de non-paiement de la cotisation, l’adhésion est annulée.
La cotisation payée ne peut pas être remboursée, ni entièrement, ni en partie. Le membre qui résilie son adhésion ou se fait exclure en cours d’année ne récupère pas la somme donnée pour l’année en cours, ni les éventuels dons faits à l’association.
Chapitre III : fonctions internes
Article 7
Les statuts de l’association définissent cinq fonctions principales, le présent règlement les définit en détail, ainsi que les fonctions secondaires.
Article 8
Les membres élus pour une ou plusieurs fonctions spécifiques ont l’obligation d’effectuer les tâches qui leur sont demandées.
Si le membre ne peut plus travailler pour une raison précise (maladie, occupation professionnelle, raison familiale, etc.), il est tenu d’en informer son responsable (pour les aides) ou le président. Le Conseil d’Administration peut alors prévoir une pause dans ses fonctions, ou l’élection d’un remplaçant, sauf pour les cas où les statuts prévoient une élection à l’Assemblée Générale.
Si le membre ne fait pas son travail et/ou ne participe pas à la vie associative (réunion, communications, …) sans raison valable, son mandat peut être révoqué par le Conseil d’Administration.
Article 9
Le président
Il veille au bon fonctionnement de l’association : administratif, relationnel, logistique, …
Il parle au nom de l’association, motive et recrute.
Il est responsable de toutes les fonctions définies par les statuts.
Il supervise tous les postes.
Il assure et anime les réunions.
Article 10
Le secrétaire général
Il assure la gestion administrative de l’association.
Il s’occupe de tout ce qui est correspondance officielle (banque, assurance, Préfecture,…) et communication avec les membres (dont une partie est déléguée à des aides).
Il tient à jour et classe tous les documents utiles à l’association, à l’exception de la comptabilité.
Il s’occupe de planifier et organiser les réunions (Conseil d’Administration, Assemblée Générale) et de convoquer les participants. Il rédige également les procès verbaux de ces réunions.
Il veille au respect des obligations définies dans les statuts, ainsi qu’aux obligations légales, notamment l’organisation des élections des membres effectifs.
Le secrétaire général est la personne de contact privilégiée.
Une partie de son travail pourra être délégué à un ou plusieurs membres pour certaines fonctions spécifiques. Ces membres seront élus lors d’une réunion du Conseil d’Administration, pour une durée définie ou non. Ces fonctions peuvent être, entre autre :
– Responsable de la communication avec les sponsors ;
– Responsable de la communication spécifique avec les membres (gestion des adhésions, réponses à leurs questions, …) ;
– Responsable de la communication concernant les événements.
Le secrétaire devra néanmoins garder tous les courriers entrants ou sortants importants, et superviser les communications.
Les responsables ne peuvent pas prendre de décision au nom de l’association, seul le secrétaire le peut (sauf dans les cas prévus par les statuts où une réunion du Conseil d’administration ou de l’Assemblée Générale est nécessaire).
Article 11
Le trésorier
Il s’occupe de gérer les comptes de l’association.
Il garde un registre comptable simple (recettes et dépenses), ainsi qu’un planning prévisionnel des frais, et émet des recommandations financières.
Il gère le compte bancaire, le compte paypal, la caisse physique. Il peut encaisser des chèques et de l’argent liquide à la place de l’association pour les verser ensuite sur le compte en banque. Il peut faire toutes les opérations de paiement nécessaires au fonctionnement de l’association.
Il est tenu de déposer au minimum une fois par mois l’argent comptant et les chèques éventuellement reçus.
Un ou maximum deux autres membres peuvent être élus lors d’une réunion du Conseil d’Administration pour aider le trésorier dans ses tâches. Toutes leurs actions dépendront cependant du trésorier qui reste seul responsable des biens de l’association.
Article 12
Le responsable de la communication
Il est responsable de tout ce qui est communiqué publiquement aux membres et/ou au grand public.
Il imagine, crée et poste des communications pour le club, via les réseaux sociaux, le site ou directement lors d’événements.
Il s’occupe de l’aspect visuel, de la charte graphique, logo, etc.
Il partage du contenu sur les réseaux sociaux, et gérera la communication sur ceux-ci.
La communication privée par courrier ou e-mail n’est pas de son ressort, mais de celui du secrétaire général. Il s’occupera cependant de la communication privée sur les réseaux sociaux (messages privés, réponse aux commentaires, etc.).
Il sera aidé par autant de membres que nécessaire. Ceux-ci auront une fonction définie à l’avance lors d’une réunion du Conseil d’Administration, pour une durée définie ou non. Entre autres fonctions peuvent être prévue :
– Responsable communication Instagram
– Responsable communication Facebook
– Aide pour la création visuelle.
Article 13
Le gestionnaire des membres
Il s’occupera de rassembler les demandes d’adhésion, de les approuver ou non selon les règles établies, et d’envoyer les approbations d’adhésion aux membres.
Il s’occupera aussi des ré-adhésions, des rappels, et supervisera le paiement des cotisations.
Il se référera au trésorier pour toutes les questions comptables, et au Conseil d’Administration pour les éventuels problèmes avec un membre (non-respect des règles, non paiement des cotisations,…).
Il gardera à jour le registre des membres.
Article 14
Gestionnaire du site internet
Il est élu par le Conseil d’Administration, pour un mandat de trois ans.
Il s’occupe du bon fonctionnement du site internet et du forum, tient le back-office et fait les ajustements nécessaires.
Il notifie au trésorier le paiement de l’hébergement.
Il peut proposer des changements et/ou d’autres solutions.
Article 15
Responsable de la revue digitale
Il est élu par le Conseil d’Administration, pour un mandat de trois ans.
Il supervise la réalisation de la revue et s’assure du respect des délais.
Il forme une équipe pour chaque revue, en fonction des volontaires pour participer, et les dirige pour les idées et la réalisation.
Il travaille en collaboration avec le responsable communication pour le visuel et le contenu concernant le club.
Il peut être aidé par un membre pour la mise en page de la revue.
Article 16
Responsable des sponsors
Il est élu par le Conseil d’Administration, pour un mandat de trois ans.
Il cherche des entreprises ou des artisans qui acceptent d’aider l’association.
Il gère les échanges avec les sponsors, négocie les termes des contrats.
Il donne les propositions au Conseil d’Administration qui est habilité à les accepter.
Article 17
Coordinateur événementiel
Il est élu par le Conseil d’Administration, pour un mandat de trois ans.
Il gère la mise en place d’événements (expositions, rencontres, journées d’information,…) : créations, participation, gestion des participants, dates, location de salle, …
Il est aidé par autant de membres volontaires que nécessaire, certains peuvent être élus comme aide fixe par le Conseil d’Administration.
Lors d’événements où il ne peut pas se rendre sur place, il peut déléguer sa fonction entièrement ou en partie à un autre membre. Il devra cependant superviser le processus.
Il propose le budget de chaque événement au trésorier, et il sera ou non approuvé lors d’une réunion du Conseil d’Administration.
Article 18
Responsables régionaux
Le club élit trois responsables régionaux, pour faciliter la communication en circuit court.
Il s’agira d’un responsable pour la Belgique, un pour la moitié nord de la France et un pour la moitié sud de la France.
Ces responsables sont élus par le Conseil d’Administration pour une période de trois ans.
Ils sont le contact privilégié pour les membres, en plus du secrétaire.
Ils font la promotion du club à une échelle locale.
Ils peuvent proposer des actions dans leur région pour le club : événements, mise en place d’un affichage d’information, campagne de sensibilisation, …
Ils aident au développement du club qui peut alors être « sur place » à différents endroits.
Chapitre IV : Organisation interne
Article 19
Le club propose à ses membres diverses plateformes publiques et privées. Les membres peuvent donc échanger en privé sur ces plateformes (forum, partie membres du site, groupe Facebook).
Le contenu des plateformes privées doit rester privé, ainsi les membres n’ont pas le droit de montrer ce contenu à des tierces personnes sans autorisation (du membre qui a rédigé le contenu ou du club pour les contenus officiels), sous peine de sanction (en rapport avec la gravité de la faute) ou d’exclusion.
Seuls les membres en ordre de cotisation ont accès aux plateformes privées.
Article 20
Le club organise régulièrement des rencontres entre membres. Une fois par an au minimum aura lieu une Assemblée Générale, où sont prises les décisions dictées par les statuts, et où sont convoqués tous les membres du club.
Les membres peuvent à tout moment soumettre une idée ou un problème au club soit en contactant directement un responsable (secrétaire, responsable régional, président), soit directement sur les plateformes privées.
Le Conseil d’Administration de l’association fait des réunions régulières, principalement en ligne par facilité, où sont prises les décisions quant au fonctionnement régulier du club. Les idées et demandes des membres y sont soumises pour examen. Les membres ne sont pas conviés à ces réunions mais les décisions seront publiées.
Chapitre V : événements
Article 21
Les membres qui souhaitent participer bénévolement à un événement sont tenus de respecter les demandes du club.
Ces demandes seront communiquées à l’avance. Elles concernent la façon de se comporter lors de l’événement, les informations à donner, tout acte à accomplir pour le bon déroulement de l’événement (modalités pour la vente d’accessoires, modalités pour la prise de demandes d’adhésions, etc.).
Les membres qui se sont proposés pour participer et sont présents sans être actifs peuvent se voir exclure par le Conseil d’Administration.
Article 22
Les bénévoles qui se sont proposés pour participer activement à un événement et qui, pour une raison professionnelle, familiale ou de santé, ne peuvent se rendre à l’événement sont tenus de prévenir le club le plus rapidement possible, qu’un remplaçant puisse être trouvé.
Un membre qui se désiste trop régulièrement peut être exclus par le Conseil d’Administration.
Article 23
Les membres qui aident lors d’un événement sont tenus de bien traiter les animaux présents, d’écouter les recommandations du club et du (des) propriétaire(s) des animaux. Le propriétaire est la seule personne à pouvoir sortir ses animaux de la cage ou de la boite de transport, sauf autorisation explicite de sa part à un autre membre.
Article 24
Les animaux présents lors d’événements, que ce soit privé ou ouvert au public, doivent être en bonne santé et manipulables. Les femelles ne doivent pas être gestantes ni allaitantes. Les jeunes doivent être sevrés. Les vieux animaux sont tolérés s’ils semblent en pleine santé, le club recommande néanmoins de ne pas les déplacer.
Article 25
Les animaux présents doivent avoir une cage ou une boite de transport adaptée, suffisamment spacieuse, avec une source d’eau (ou un légume). Ils doivent pouvoir se cacher en cas de peur.
La cage ou la boite doit être suffisamment fermée pour éviter d’exposer l’animal aux éventuels courants d’air, et suffisamment aérée pour que l’animal n’ait pas trop chaud.
Article 26
Les animaux nocturnes doivent être dérangés aussi peu que possible. Pour les salons ouverts au public, on alternera les animaux présentés au public de sorte qu’ils puissent se reposer au maximum (si possible, un à deux « passage » maximum par animal sur la journée).